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专票电子化全面落地,企业如何快速应对?

融晶产品及解决方案 #票智汇

2021年09月02日  |  1 icon

随着国家税务总局公告2020年第22号文件《国家税务总局关于在新办纳税人中实行增值税专用发票电子化有关事项的公告》,专票电子化正在全面落地,自2021年1月21日起,在全国所有地区的新办纳税人中实行专票电子化。相比较传统的纸质专票,电子发票的优势也十分明显。


公告主要内容如下:

1、 发票样式更简洁。电子专票进一步简化票面样式,将“货物或应税劳务、服务名称”简化为“项目名称”,取消了原“销售方:(章)”栏次,并且采用电子签名代替原发票专用章,使电子专票的开具更加简便。

2、领用方式更便捷。纳税人可以选择办税服务厅、电子税务局等渠道领用电子专票。通过网上申领方式领用电子专票,纳税人可以实现“即领即用”。

3、远程交付更便利。纳税人可以通过电子邮箱、二维码等方式交付电子专票,与纸质专票现场交付、邮寄交付等方式相比,发票交付的速度更快。

4、财务管理更高效。电子专票属于电子会计凭证,纳税人可以便捷获取数字化的票面明细信息,并据此提升财务管理水平。同时,纳税人可以通过全国增值税发票查验平台(https://inv-veri.chinatax.gov.cn)下载增值税电子发票版式文件阅读器,查阅电子专票并验证电子签名有效性,降低接收假发票的风险。

5、存储保管更经济。电子专票采用信息化存储方式,与纸质专票相比,无需专门场所存放,也可以大幅降低后续人工管理的成本。此外,纳税人还可以从税务部门提供的免费渠道重新下载电子专票,防范发票丢失和损毁风险。

6、社会效益更显著。电子专票交付快捷,有利于交易双方加快结算速度,缩短回款周期,提升资金使用效率。同时,电子专票的推出,还有利于推动企业财务核算电子化的进一步普及,进而对整个经济社会的数字化建设产生积极影响。

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专票全面电子化对企业内部管理会有哪些影响?

当然,对于企业而言,专票电子化有好处,但也存在风险。在专票电子化全面落地过程中,企业管理者应该提前做好应对措施,企业财务需要学习电子专票的相关知识,升级优化报账流程,根据《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》,进一步完善电子会计凭证管理方式。专票的全面电子化,对企业原有的管理方式存在以下影响:

1、电子专票采用的OFD格式与原有PDF格式存在差异,如果没有专用的工具,普通员工将无法收集和查看电子专票的文件;

2、相比传统的纸质发票和PDF电子发票,OFD的新式发票在影像采集、数据提取、签章验证上有更先进的处理方式;

3、OFD的发票存储空间更小,完全支持无纸化报销和电子归档。

为了解决OFD电子发票带来的影响,同时进一步深化电子档案管理的应用场景,我们推出了『票智汇』小程序,让企业可以最低成本的通过票智汇来管理种类繁多的发票。

『票智汇』小程序不仅支持新的电子专票,还支持增值税专用发票、增值税普通发票、定额发票、机打发票、出租车发票、火车票、航空运输电子客票行程单、客运汽车、船票、国际小票、完税证明等。

用户可以在微信端随时随地采集发票,支持通过拍照、二维码扫描、微信票夹、聊天文件等多种方式获取发票源文件及结构化信息。同时支持与客户本地报销系统做对接,实现移动采票,PC报销的最佳协作体验。

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『票智汇』   产品介绍

『票智汇』是上海汉得融晶信息科技有限公司推出的一款发票管理类小程序,通过使用OCR多票识别、企税直连技术,实现从发票影像采集、数据提取到发票查重验真、生成报销费用、查看报销结果等基于发票的全流程的报销管理,并从源头上杜绝了虚假发票、重复发票、不合规发票的录入和报销。微信小程序用完即走的体验,也恰恰是我们的理念所在,我们希望能够给用户提供一个使用体验更好、随走随用的的发票管理工具。

在功能上,『票智汇』不仅支持了多种发票录入方式,其中的拍照识别还支持多图识别,自动切割。让员工真正的告别繁琐输入,一键式录入发票,所有的发票无需线下繁琐的查验,录入过程中就可以通过票智汇所提供的智能查重验真功能,对发票真伪以及发票日期、金额、备注等信息进行线上核验。

在用户体验上,『票智汇』关注普通用户的发票录入场景,让技术深入场景,真正提升工作的质量和效率。以下两个典型场景是我们经常都会遇到的:

场景一:

出差或招待客户,餐馆消费开票,经常会遇到开具电子发票的情况。但不同的开票平台让我们的收票体验十分糟糕,换一家店可能就需要重新填写一次发票抬头信息,开票完成,电子发票可能发到邮箱,也可能发到手机或者微信上。针对这一场景,票智汇做了专门的场景设计优化。

『票智汇』可以将原有微信发票助手中的发票抬头信息拉取至票智汇中,并在首页进行展示。票智汇支持逐行快速复制发票抬头信息,在开具电子票的时候,只需要点击发票抬头信息,就可以完成快速复制,粘贴开票抬头,提交开票。开票完成可使用拍照或者微信票夹收录发票信息。

场景二:

在费用报销时候,纸质发票、电子发票的零散存储,导致在报销时发票不知从何找起,甚至记不起费用在何时产生,是否应该在当月报销。票智汇支持多种发票采集方式,可以随时随地采集发票,让发票管理更简单有序。

1)扫码导入发票

2)微信发票导入

3)拍照识别

4)文件上传

5)OCR多图识别效果

场景三:

同时,『票智汇』支持发票的模糊查询和精确查询,既可以按照发票开票日期展现也可以按照发票归集日期进行展现,还可以按照发票类型、发票代码、发票号码、价税金额、开票日期进行查找。并且『票智汇』还支持通过邮箱导出发票的功能,将筛选出来的发票进行勾选,一键发送至个人邮箱,方便用户的报销

『票智汇』与融晶财务云和汉得费控系统也实现了实时互通,融智汇用户可以直接使用票智汇小程序进行发票采集,在『票智汇』小程序中采集的发票数据可以直接用于费控报销,对于电子发票可实现免贴票报销,真正实现无纸化报销,全程管控。

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  票智汇可快速实现与第三方系统对接

针对第三方费控系统中发票管理薄弱的情况,我们推出快速、便捷的集成方案,让使用第三方费控系统客户也能快速实现一站式的进项发票管理。

『票智汇』与第三方系统集成效果展示

通过我们『票智汇』的标准方案集成,可以快速改善旧系统的以下问题:

1、发票录入难:

以前:员工需要手工在报销单据行中依次输入发票相关信息,然后再上传影像附件。

现在:通过『票智汇』就可以直接在源头上控制发票的真实性,保证系统流程中的发票都是真实的、合规的,避免不合规发票浪费财务、领导审核时间,同时也提高了普通用户的使用体验。

2、发票监控难,流通不透明:

以前:在单据报销过程中,财务人员无法监控员工提交的发票为真实可用的发票,经常会出现虚假发票报销,发票重复报销,发票与影像结构化数据不一致的情况。

现在:通过『票智汇』就可以直接在源头上控制发票的真实性,保证系统流程中的发票都是真实的、合规的,避免不合规发票浪费财务、领导审核时间,同时也提高了普通用户的使用体验。

3、发票追溯难:

以前:人工查重验真经常会出现纰漏,虚假发票入账存在被相关税务机构处罚的风险。

现在:通过『票智汇』直连税务局的验真功能,最大程度解决虚假发票报销的问题,发票报销后回写报销单信息,做到透明、可追溯,发票遇到问题可以快速追责到人。

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『票智汇』小程序有哪些优势?

1.快速归集发票

支持邮箱、OCR识别、扫码、文件上传、微信卡包拉取等多种方式归集发票,OCR支持国内所有大票小票的智能识别。

2.查重验真

自动查重验真,从源头杜绝虚假发票、重复报销的情况。

3.发票智能检查

自动检查发票备注敏感词、发票打印质量、错打发票号码等多种发票风险。

4.风险预警

发票状态实时跟踪,异常风险及时通知。

5.OFD新式发票预览

支持OFD新式发票在线预览,在线打印。

6.报销管理

报销时一键拉取发票信息,无需手工录入发票和影像。

7.发票报表

支持从发票维度查看报销情况,进项抵扣情况,财务凭证。

8.对接支持

支持快速对接老费控系统,快速提升报销体验。

票智汇可以快速帮助客户提升发管理能力,提升报销体验,如果有需求或者想要了解更多,请联系融晶解决方案专家,我们将随时为您解答!

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