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如何快速、低成本地实现财务自动化、智能化和数字化?

#融晶大咖谈 第一期

2021年09月03日  |  27 icon

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财务信息系统框架概述

从财务信息化的角度分析我们希望所有的财务手工工作都可以被系统取代;所有系统和系统之间能够互相连通;所有数据能够被财务所收集到,不仅是财务的数据还有业务的数据,不仅有结构化的数据还有非结构化的数据。这样就使得我们未来的财务大数据有了支撑和基础。

因此,我们需要去定义好系统的层级,明确好每一个系统在整个架构中的位置和作用;其次才是优化每个系统的功能点,使原有系统能够更好地支撑自己的使命,完成自己的目标;最后才是系统的互联互通。

财务信息系统框架图

如上图所示,我们把整个系统分成了四个层级,分别是业务层、核算层、管理层、决策层。

财务人员日常使用的,除了传统的会计核算、资金管理这两个主要的系统之外,我们又向上延伸了整个财务业务处理所需要使用的信息系统,包括报账系统、影像系统、发票系统、档案系统、商旅系统、采购协同、资产管理等。再向上是管理层系统,包括预算、成本、绩效、风险等,再向上是决策层的系统。

我们定义好层级关系,定义好每个系统的位置,让它们协同起来共同发挥作用,使财务工作能够消除手工处理,使所有数据能够获取,系统之间能够实现有效的互联互通和数据共享。这是未来财务进行系统搭建第一个要去考虑的事情及需要达到的效果,无论你是购买像汉得融晶这样一应俱全的财务中台,还是单独采购多家服务商的多个系统服务。

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如何利用好财务技术生态?

第二部分,我们强调的是,财务的技术生态。

我们需要思考如何通过财务技术生态,把新的技术新的创新吸取到财务管理的领域中来。在整个财务云的建设过程中,我们运用了各种各样的技术,大数据、人工智能、移动互联、云计算、物联网、图像识别、自然语言处理、深度学习、规则引擎、RPA等等,所有这些在财务建设过程中都是会用到的。我们以发生频率最高的员工报销为例,我在手机上打开手机,进行差旅机票、酒店的预定,这就是移动化。我定了酒店之后,公司统一支付,统一结算,不需要我自己再去拿票报销了,这是财务生态连接商旅服务商之后带来的好处。后面财务人员拿到行程单、拿到酒店发票,只需要使用手机或者扫描仪就可以实现自动的发票采集、影像核对和自动报账,完成财务差旅费用管理的自动化处理。

新技术在财务领域的应用实践

对于其他对公费用的报销,我们可以使用OCR+NLP+规则引擎协助财务进行智能审核与标记,财务只需要去关注标记为高风险的单据就可以了。我们通过这些智能化的应用,既提升了员工的体验,又提高了财务审核的效率,提高了审核的准确性和合规性。再比如税务管理领域,传统的发票验真、认证抵扣以及纳税申报都需要登录国税局网站进行手工处理,一方面操作繁琐,另一方面操作过程中财务只拿回很少的信息,丢失了大量的有价值的数据。通过企税直连api,我们本地的税务系统可以直接连接税局进行发票的验真、勾选认证、以及纳税申报,通过系统的对接提升了处理的效率和准确性,也保留了大量的有价值的数据,为税务筹划、税务风控提供数据支撑。

所以我们讲,整个财务共享很需要一个财务生态服务商深入到财务场景中去,通过技术和方案的创新,结合财务自动化、智能化、数字化的需求,为财务管理创造新的价值。

汉得融晶iPaas平台就是典型的财务生态服务商。汉得融晶iPaaS平台聚焦企业服务领域,汇聚优质平台伙伴,打通新技术及应用、企业与伙伴、伙伴与伙伴、产品服务于销售机会之间的壁垒,为优质客户提供先进的解决方案与技术能力。

03

财务自动化、智能化和数字化的最佳实践

第三部分,我会结合融晶的具体实践,讲述几个财务自动化、智能化和数字化的一些应用。

1)财务自动化

财务自动化主要有三个方面的应用。

#业财一体化

这个在历史上有很多的应用,比如资产实物管理与核算一体化、财务共享平台、智能会计等。

#API化

系统和系统之间通过API进行对接,实现业务的自动化的处理。互联网公司在对外开放的过程中,开放了非常多的API能力。

这个交换比较典型的比如银企互联、企税直连、企业工商信息查询、风险信息的查询、人脸识别等,都通过API的方式逐渐来实现。

#RPA

RPA,即机器人流程自动化,它比较适用于信息系统已经成型,不太愿意更改的,同时信息系统没有API接口的方式来实现,以外挂的方式来实现,模拟人的操作,实现财务的自动化。

举个简单的例子,比如我们前面提到的发票验真,我们可以通过api的方式来直接进行发票验真,并且会把验真的准确的发票结构化信息拉取回自己的系统进行保存。如果原有系统不支持改造并且很难通过API来实现的话,就可以使用RPA,机器人从原有系统抓取发票五要素,模拟人工登录国税局官网输入发票信息进行验真,验真完成解析网页再登录内部财务系统模拟人工填写验真状态和发票信息,从而实现发票的自动验真。

下面是从系统的层面来讲财务自动化的一些应用。

对于发票的影像和结构化信息的录入一直是一个比较大的痛点。我们提供了发票管理应用。在移动端可以通过拍照、文件上传、微信发票导入等多种方式录入发票。我们支持国内所有发票的OCR识别,包括正在试点的OFD格式的电子专票,支持多图混拍和自动切割。对于集中报销的业务场景,我们也提供了PC端批量采集发票的方案,可以通过扫描仪完成发票影像和结构化信息的批量采集,平均每小时可以完成5000张发票的处理。

我们把发票的全票面信息采集之后,系统会辅助财务做几件事情:

a.自动的发票验真;  

b.发票重复性的校验; 

c.发票的合规检测,比如:

- 机打号码是否和发票号码一致

- 是否有发票监制章和发票专用章

- 销方名称及纳税人识别号是否和发票专用章一致

- 专票密码区是否压线出格

- 专票是否有银行账号、地址电话信息

- 备注是否有敏感词

通过OCR+报销规则,我们还做到了报销的自动化,员工通过拍摄发票,系统自动完成发票信息的采集,验真查重,并根据报销规则完成报销单的自动填写,从而实现自动化的报销。

最后,对于需要去税务局进行认证抵扣的发票,我们通过企税直连完成发票的认证抵扣。

2)财务智能化

财务智能化是人工智能技术在财务领域中的应用,财务智能化可以极大地提高财务的数据采集能力和数据加工能力。人工智能技术包含了计算机视觉、机器学习、自然语言处理、生物识别。在日常实践过程中,已经有四个方面的应用相对趋于成熟。包括我们前面提到的发票的识别,合同内容的比对,以及后面要讲到的智能审核和影像比对。

我们在实践中发现,财务的审核是非常复杂的,比如报账的审核规则可能有50个以上,而传统的财务审核非常依赖财务本身的经验和工作状态,造成了财务审核效率低、出错率高的现象。我们系统通过OCR+NLP+智能审核规则引擎服务协助财务进行单据的预审,对高风险单据进行智能的标记,财务人员审核时只需要关注标记的单据就可以了。既节省了工作量,又提高了审核的准确率。

举几个智能审核规则的例子:

- 支付明细(含链接借款)中出现对公支付时,对公支付的“账户名”需与发票开票方(含代开发票的代开方)比对一致;

- 发票项目是否符合招待费的核算范围;

- 实物发票:是否与影像中的发票数据一致;

- 摘要中不能有“烟”“酒”“招待”等;

- 发票抬头与报销主体是否一致;

- 主语不能为外部单位 ;

还有一个场景,也是财务人员比较头疼的,就是原始凭证的审核,系统中录入的影像资料和报销单上结构化的信息是否一致,实物影像和系统中电子影像是否一致,是原始凭证审核的重点,靠肉眼去判断也是费时费力,出错率高。我们系统通过扫描仪+OCR+比对规则服务协助财务进行影像的比对,自动完成影像的核对工作。

3)财务数字化

前面讲了财务的自动化和智能化的应用,这些应用都极大的提高财务的数据采集和加工能力,原来财务是把原始凭证转化为记账凭证,但是原始凭证中间大量的信息被丢弃,人工智能技术可以扩大财务的采集能力,实现真正的全业务系统的采集与数据共享。这就催生出财务的第三个趋势,财务数字化。

通过自动化、智能化的一些手段,财务可以获取更大量的数据,财务有能力收集全面业务单据的全面数据,不仅仅是财务数据,还包括了业务的数据,不仅仅是内部的数据,还包括了企业外部的数据。从数据的采集到数据的加工、处理、清洗,再到数据模型的建立,财务不仅仅要实现对事后的展示,还可以利用规则进行事务的预警,还可以对未来进行预测分析。这些交易的数据通过提炼分析,可以帮助企业更好地进行内外部的决策。

财务数字化最成功的一个应用场景就是企业的商旅管理。通过我们的商旅生态圈,企业可以自由选择能够提供更具性价比服务的差旅服务商,通过系统连接、数据共享,实现从申请-预定-开票-结算-差旅行为分析,再到最后的企业内部的差旅政策调整,真正做到差旅管理的透明、高效,并且为企业降低差旅成本,提高出行效率提供有力的数据支撑。

这是商旅平台整体业务流程,包含了三个系统,费控、商旅管理、服务商系统。

一般开始流程从费控系统或者费控系统的商旅管理模块发起,员工出差之前提交差旅申请单,领导审批,员工订票,订票完成员工的行为就结束了,事后不需要拿发票,也不需要再提报销单。后面系统会自动整理结算数据,并辅助财务人员进行对账,对账完成,统一结算。我们看到这里面的所有数据都会保存下来,无论是内部的还是外部的,这对我们差旅行为分析,优化差旅费用管理体系起到非常大的指导作用。这也是财务数字化的最大价值体现。

最后我们来总结一下,我们的几个应用场景,包括发票采集、影像管理、智能审核、商旅管理四个主要方面。

第一个是发票的管理,我们的发票管理应用。

  - 可以提供提供发票采集、验真、查询服务;

  - 可实时对接新费控、老费控,为报销提供支持;

  - 提供小程序、H5、APP等多种平台选择;

第二个是影像的管理,我们的业务驱动型影像应用。

  - 可以提供文件预览、格式转换、数据提取等服务;

  - 支持扫描仪对接,影像签收与影像比对;

第三个智能审核,我们利用OCR+NLP+规则引擎技术。

  - 提供审核规则梳理、业务模型搭建、智能审核机器人等服务;

  - 支持中高风险预警处理,支持自动审核与自动拒绝等操作;

第四个是商旅管理,费控+商旅管理,真正做到差旅出行便捷、消费透明、管理高效。

  - 提供差旅政策、差旅申请、差旅预定、统一开票、差旅结算服务;

  - 支持飞机、酒店、火车、用车、餐饮等场景。

以上这些产品均提供快速、低成本的实现方案,无论你们使用的哪个版本的产品,无论你使用的哪个厂商的系统,都可以快速低成本地实现财务自动化、智能化和数字化。

如果有需求或者想要了解更多,请联系解决方案专家,随时为您解答。

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