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嘉实基金×融晶

融晶产品服务及解决方案#财务共享费控平台

2021年10月19日  |  1 icon

1、 项目背景

嘉实基金成立于1999年3月,是国内最早成立的10家基金管理公司之一,于2002年底被选为全国首批投资管理人。2005年6月,德意志资产管理公司参股嘉实,使嘉实成为目前国内最大的合资基金公司之一。嘉实基金目前拥有嘉实基金管理有限公司、嘉实财富管理有限公司、嘉实资本管理有限公司、嘉实远见科技(北京)有限公司、嘉实投资管理有限公司、嘉实保汇(北京)企业管理有限公司和HGI公司等。

嘉实基金目前采用自有系统进行报销,由于业务的迅速发展及现有系统功能的局限性,已无法满足嘉实基金财务管理的要求,本次实施目标在于:

1、通过嘉实集团财务共享中心平台的建设,建立统一的共享运营、费用管理、预算控制、进项税管理、影像管理并结合移动应用,全面提升员工使用体验,进一步满足集团化财务发展的需要;

2、通过标准化业务流程,高效稳定可靠的系统平台,提高财务工作的高效性、准确性、灵活性,使财务管理系统成为财务支持和促进公司未来业务持续、创新、集团化发展的重要支撑,保障财务管理的价值定位有效实现。提供架构清晰、使用友好、拓展性强的系统平台。

2、 客户痛点

集团原本在自有系统中的财务模块进行费用申请和费用报销管理,填报困难,系统功能不齐全,由于业务的迅速发展及现有系统功能的局限性,已无法满足嘉实基金财务管理的要求;集团各分子公司费控管理相对独立,无法满足数据共享与统一管理需求;财务系统智能化程度较低,实际工作中需要耗费大量人力进行手工作业,财务效率较低下,且导致差错率较高;现有系统流程管控不规范不健全,员工报销体验较差。

3、 项目方案

财务共享费控平台可以管理控制的费用范围包括企业人力资源费用、日常运营管理费用、市场费用、业务费用、物流费用、服务费用等等;以预算控制为核心,将预算控制贯彻在费用的预算、申请和实际发生的整个业务过程中,实现费用的事前规划、事中控制和事后考核分析。在业务支持层面,通过与影像模块整合,将系统相关的业务单据与影像文件紧密对接,在业务流程的相关环节中,可以快速调阅系统单据对应的影像内容。在财务操作层面,全面支持财务共享服务管理模式、分层集中财务作业模式及完全分散的财务作业模式 。

财务共享费控平台通过以下特征来帮助企业建立更加完善的费用管理体系:

1)通过财务共享费控平台建立灵活的企业费用管理控制模型。可以结合费用预算控制策略和费用政策控制策略实现各种费用必须受企业的业务政策约束,对于任何例外于政策体系和预算管理体系的费用都可以采用特殊的控制手段:包括禁止违反政策的费用发生或政策外费用采用特殊批准的业务流程。

2)通过财务共享费控平台的工作流引擎,建立灵活的工作流控制、审批和监控体系。系统可以对正常的费用和政策外的费用采用不同的流程进行管理,从而实现费用支出过程受控,事后费用责任明确。工作流模块能够适应大型集团公司的复杂流程能够:既可以实现全集团流程一体化、规范化,又可以根据实际需要对特别的分支机构采用特殊的业务流程;既可以在一个分支机构内完成业务的过程控制,又可以建立跨机构、跨地域的业务流程层层审批、集体投票决策和一票否决等各种复杂的决策模型。工作流模块特别考虑到工作流的易用性:提供了和主流的日常办公自动化系统和设备的集成:可以通过办公自动化、邮件管理系统、手机或PDA的应用进行日常业务流程的审批。

本次项目主要通过建立员工个人发票夹,结合线上发票验真实现一键便捷式报销,改变报销模式提升用户体验;通过预算管控、影像管理、费用政策管控规避业务流程中的管控风险;通过移动应用及商旅集成实现移动填报、办公、出行及报表查看;通过建立财务共享作业中心实现集中作业;通过建立员工信誉积分实现极速报销及财务报销管理体系。

4、项目价值

在整个项目的实施过程中,融晶团队克服了方案复杂、任务量大、外围系统较多、实施周期短等难题,顺利实现系统上线,并为嘉实集团费用管控优化与财务战略转型提供了有力支持。

1)规范费用管控,优化报销流程

本次项目借助嘉实基金梳理设定七类业务流程,将200余种费用/支出纳入系统管控,同时通过极速报销流程的设置、移动APP的协同办公、发票影像管理的优化,极大缩短报销周期,提升工作效率;

2)共享集中作业,财务战略转型

通过财务共享费控平台的建设实现财务作业的集中,优化财务人员工作效率,减少部分手工审核工作量,实现财务人员从传统手动审核到系统自动审核、费用数据分析的战略转型。

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